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Negócios

Como o Kanban pode trazer benefícios para sua empresa

2 maio, 2019

Ao chegar ao trabalho, temos o costume de conferir tudo o que precisamos fazer ao longo do dia. Analisamos as tarefas que foram concluídas, as que estão pendentes e o nível de urgência de cada uma.

Em toda essa rotina, existem diversas maneiras de se organizar para não se perder. Quem nunca fez uso dos famosos posts-its para organizar suas tarefas, que atire a primeira pedra.

Mas você sabia que por trás desses simples atos há uma ciência que vigora há mais de 50 anos? Continue lendo o nosso post e venha entender como o Kanban pode ajudar sua empresa a atingir melhores resultados.

O que é o Kanban?

O termo em japonês pode ser traduzido como “cartão visual” e foi criado nos anos 50, sendo implementado pela primeira vez na Toyota. Trata-se de um fluxo de trabalho que propõe a utilização de cartões em um quadro, para que a equipe, como um todo, tenha controle do andamento das tarefas de maneira prática e otimizada.

Para entender o funcionamento do Kanban, é preciso conhecer suas três partes:

  • Cartões: são as tarefas que precisam ser realizadas. Eles podem apresentar cores diferentes para indicar os responsáveis pelas ações ou nível de prioridade da tarefa, depende do que a equipe acordar.
  • Colunas: elas representam o status dos cartões. Nelas você saberá se a tarefa está sendo realizada ou se já foi concluída.
  • Quadro: é a junção dos dois elementos acima. Cada quadro é um Kanban e uma mesma equipe pode gerenciar vários quadros simultaneamente.

Quais são os benefícios trazidos pelo Kanban?

Inúmeras empresas já usufruem das vantagens desse método. Para ficar por dentro, confira:

Gestão das tarefas

Através do Kanban é possível ter uma visão ampla do trabalho e entender o andamento de cada tarefa.

A capacidade do nosso cérebro processar informações visuais é muito maior do que a de absorver informações textuais. Alguns estudos mostram que 90% das informações que nosso cérebro absorve provêm de conteúdos visuais. Ou seja, esses dados apontam para a importância do uso dessa ferramenta no nosso dia a dia.

Por que checar uma infinidade de e-mails, planilhas e listas quando um quadro é capaz de reunir todas as informações em um único espaço? Quando você utiliza o Kanban, fica mais fácil de organizar e controlar o fluxo e identificar gargalos e filas de maneira muito mais rápida.

Outra vantagem é a facilidade na troca de informações, o que gera uma cultura de colaboração muito maior dentro da empresa. Imagine que um novo funcionário irá entrar na sua equipe. Na hora de treiná-lo, ao invés de perder tempo mostrando vários arquivos e enviando diversos e-mails com o andamento de cada tarefa, você só precisará explicar a dinâmica dos quadros e o resto será bastante intuitivo.  

Após um tempo de uso da ferramenta, você será capaz de detectar problemas e falhas na sua gestão e então encontrar soluções mais eficientes para melhorar seus processos.

Definição de processos

Definir as etapas envolvidas em um projeto é determinante para o gerenciamento de um Kanban, afinal de contas, quando não se tem a ideia de qual será o próximo passo, fica mais difícil administrar o projeto e fazê-lo dar certo.

Um estudo revelou que uma das principais dificuldades no gerenciamento de um projeto é a definição do cronograma, pois isso, organize cada etapa e defina prazos que devem ser seguidos.

Melhora da produtividade

O aumento da produtividade é uma consequência lógica quando falamos do uso do Kanban. Quando você tem controle visual dos processos e foco nas tarefas mais importantes, é mais fácil de evitar desperdício de tempo. E quanto menos tempo desperdiçado, maior a produtividade dos seus setores.

Como implementar essa estratégia?

Agora que você já está por dentro dos benefícios dessa estratégia, deve estar se perguntando como implementá-la na sua empresa. Confira os três passos para vê-la funcionando a todo vapor:

Mapear o processo

Primeiro, identifique como o seu trabalho se inicia, ou seja, de onde vêm suas demandas e defina as etapas que levam a construção das atividades até o momento da entrega ao cliente.

É imprescindível que você saiba onde cada atividade começa e termina, para então, monitorar a evolução e performance da equipe.

Ao priorizar as atividades, sua equipe saberá exatamente onde atuar, mantendo o fluxo de trabalho otimizado dentro da empresa, reduzindo as falhas e trabalhando com transparência em equipe.

Montagem do Kanban

Quando criado, o Kanban era posto em prática através de um quadro e vários posts-its. Porém, graças a era digital já existem maneiras mais simples e sustentáveis de implementá-lo. Você já ouviu falar um uma ferramenta chamada Trello?

O Trello é um organizador de tarefas gratuito, no qual você pode utilizar para montar seus Kanbans. Nele é possível adicionar seus colaboradores para compartilhar seus quadros.

O modelo clássico, divide o quadro em três colunas:

  • A fazer: tarefas que estão na fila para serem iniciadas;
  • Fazendo: atividades que já estão sendo executadas e que precisam de acompanhamento;
  • Feito: tarefas já finalizadas.

Dependendo dos processos da sua empresa, você ainda pode inserir outras colunas que sejam de importância para você, como por exemplo: em revisão, impedido, em alteração, entre outros.

Conforme cada tarefa for evoluindo no processo de produção, ela deve ser movida para a próxima coluna. Fazendo com que todos os envolvidos possam compartilhar do estado atual do projeto e também das próximas etapas a serem concluídas.

Já para os cartões, é recomendado que contenham uma breve explicação sobre a tarefa, ou seja, uma espécie de checklist. Por exemplo, se o seu cartão é sobre produção de texto, ele deve conter na checklist dele, ações como: pesquisar temas, criar briefings, redigir, revisão e por aí vai. Além disso, é importante conter um prazo e o nome de um colaborador que seja responsável por essa ação.

Para que o método dê certo, é preciso engajar toda a sua equipe. Por mais simples que ele pareça, é importante alinhar todas as regras de funcionamento, para esclarecer dúvidas e incertezas. Se você optar pelo Trello, ainda é possível fazer um esquema de cores, para que elas possam representar prioridades, responsáveis ou outras questões que sejam do seu interesse. Aqui na VX por exemplo, usamos as cores para definir os setores da nossa agência.

Tenha disciplina para usá-lo e adaptá-lo

Nesta etapa, a participação de todos é fundamental. O Kanban só será eficiente se todos colaborarem com as atualizações dos cartões, caso contrário, ele não cumprirá a sua função.

Para que a disciplina aconteça, motive sua equipe a trazer feedbacks e faça os ajustes necessários para haver melhoria dos processos.

E agora, vamos colocar em prática?

O Kanban é uma ferramenta útil para todos os tipos de empresas, desde pequenas e médias a grandes indústrias. Como vimos, seu investimento é baixíssimo e os benefícios são inúmeros.

Comece agora a revolucionar sua forma de gerir o trabalho em equipes. Com referências visuais claras, você elimina toda a burocracia do processo produtivo. Aproveite as dicas do nosso post e comece a colocar em prática!

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